פתרונות לעבודה מהבית בעידן משבר הקורונה

עדכון לשנת 2025 - במשך כמה שנים קידמתי מוצר לפורטל ארגוני מתקדם. כיום ניתן לממש את הדברים הללו גם בכלים של office 365 ובעיקר Microsoft Teams. יחד עם זאת יש הרבה מה ללמוד מפיתרונות אלו.

משבר הקורונה העולמי מעמיד את הגלובליזציה באור חדש.  התרגלנו למעברים מהירים בין מדינות, והנה יש ירידה בטיסות, מגבלות וחששות לנוסעים מהמגיפה העולמית. התגרלנו לייצור בכל מקום בעולם ולשינוע סחורות בקלות והנה אנו מתחילים להבין את משמעות התלות בייצור ובסחורות ממדינות אחרות. אנשים ממהרים להצטייד בסופרמרקט המקומי ונאלצים להישאר בבית. נוצרים אתגרים חדשים שמאיימים להחזיר אותנו אחורה ולהם צריך למצוא פיתרון.

אנו כארגון צריכים לשאול את השאלה, איך ממשיכים לעבוד יחד כאשר חלק משמעותי מכוח העבודה שלנו נמצא בהסגר ביתי? מה המשמעות כאשר לא ניתן להפגש פנים מול פנים? איך מקטינים את הנזק שנגרם מההאטה והעוצר הגלובלי וממשיכים לעבוד ביעילות בתוך התנאים המגבילים, עד שחרדת הקורונה תעבור ויתגברו על הוירוס המאיים.

בעולם הגלובלי, גם יש פתרונות. פתרונות לתקשורת, וסביבות העבודה הדיגיטליות מציעים הזדמנות לעבוד יחד מרחוק ולפתוח ערוצים לחדשים לתקשורת ארגונית.

לפני כחודש הרצתי במסגרת הועידה הישראלית למשאבי אנוש בנושא של "כלים מובילים לעבודה שיתופית בארגונים". בהרצאה הצגתי את דוח של חברת  ISG Provider Lens  אשר מנתחת את שוק ה- enterprise social collaboration.

אבחנה מעניינת שמוצגת בדוח היא בין סוגים שונים של ערוצים לתקשורת דיגיטלית / וירטואלית:

אז כשאנו מסתכלים על משבר הקורונה שתוקף את העולם, ועל כך שמאות אלפי אנשים נעלצים להסתדר בבתים, השאלה היא:

אילו כלים אנו כארגון מעמידים לעובדים כדי שיוכלו לעבוד מהבית?

ניהול דיגיטלי של פגישות

כלים בתחום הזה כגון Zoom, Webex, Skype for Business, Google Hangout Meet, מציעים מגוון פיתרונות לניהול פגישות גם כאשר כל אחד עובד במקום שונה. ניתן לראות אחד את השני בוידאו, לשתף מסכי מחשב וגם להקליט את הדיונים. משבר הקורונה ובידוד של עובדים הם הזדמנות לארגונים להתחיל לעושת שימוש בטכנולוגיות הללו. Webex ניצלו את ההזדמנות ומציעים שימוש חינם במוצר בעקבות משבר הקורונה

אינטראנט ופורטלים ארגוניים

הפורטל הארגוני הוא המקום אשר מרכז את כל הכלים והמשאבים שעובדים נדרשים להם לעבודה היום ימיות שלהם. זהו השולחן העבודה הדיגיטלי משותף. כאשר התוכן של הארגון נמצא בסביבות משותפות ולא במחשבים עצמם, היכולת לעבוד מהבית אפשרית גם אין לכל העובדים מחשבים ניידים. סביבת עבודה דיגיטלית לארגון מאפשרת לחבר את כל העובדים ולהעביר מסרים בקלות לכל העובדים. למשל בערוץ של בלוגים של חדשות ניתן לפרסם את ההנחיות החדשות הקשורות למשבר הקורנה ואת משמעותן לעובדים בחברה. זה לא Whatsapp, שיש בו הצפות והרבה מידע מטעה ומשובש. אלו ערוצי תקשורת איכותיים, אמינים וברורים. כמו כן, ניתן להגיע מכל מקום לנהלים ולמסמכים שנדרשים לצורך העבודה וניתן להקים אזורי עבודה לצוותים כדי שכל צוות ימשיך להתנהל בצורה מסונכרנת גם כאשר אין אפשרות למפגשי פנים מול פנים.

כל משבר הוא גם הזדמנות, ולכל בעיה אפשר למצוא פתרון. זאת ההדמנות שלנו כארגונים להשתמש בסביבת העבודה הדיגיטלית כדי לאפשר לעובדים להמשיך לעבוד כרגיל, להוריד את רמות הלחץ, להפגין רמה גבוהה של תקשורת, ולהשיג יעילות מובילה ביחס לארגונים אחרים.

חברת igloo software מציעה מוצרים לסביבות עבודה דיגיטליות בארגונים אשר מאפשרים לארגון לעבוד בקלות ובמהירות בכל התנאים ולמרות הגבלות התנועה וההסגר הביתי. כלים של תקשורת ארגונית, שיתוף מידע, מסמכים חיים משותפים, פורומים בהם ניתן לרכז בקשות שונות שמגיעות מכל מיני מקומות בארגון. בקלות רבה מאוד ניתן להקים אזורי עבודה לצוותים שיכלו לעבוד יחד בלי צורך להפגש. אזורים לתקשורת עם הארגון, אזורים לעובדים חדשים ועוד מגוון פיתרונות קלים ומהירים ליישום בארגון.

תוך זמן קצר נוכל להעמיד לרשות הארגון שלכם סביבת עבודה דיגיטלית שתאפשר לכם לעבוד יחד בצורה נוחה ומשמעותית.