סיפור לקוח: הקמת מערכת ניהול ידע בארגון תעשייתי גלובלי

בעולם הייצור המודרני, המידע הוא אחד הנכסים היקרים ביותר של הארגון. לאחרונה השלמנו פרויקט של הקמת פורטל ידע שתומך בתהליכי הייצור עבור חברה יצרנית גלובלית, המובילה בתחומה עם עשרות מתקני ייצור ברחבי העולם.

האתגר: ידע מבוזר בארגון גלובלי

כמו ארגונים גדולים רבים, החברה התמודדה עם מספר אתגרים משמעותיים בניהול המידע המקצועי שלה:

• פיזור גיאוגרפי: פריסה רחבה של מפעלים בעולם יצרה קושי בסטנדרטיזציה של תהליכי עבודה.

• מידע לא נגיש: ידע קריטי ותהליכי עבודה תועדו בתיקיות מקומיות או בכונני רשת שונים, מה שהוביל לבזבוז זמן יקר בחיפוש אחר מידע תפעולי בסיסי.

• חוסר אחידות: מסמכים דומים הופיעו בגרסאות שונות, ולעיתים נעשה שימוש בנהלים שאינם מעודכנים.

  
  

הפתרון: ממרכז ידע פיזי לענן חכם - מערכת ניהול ידע

מטרת הפרויקט הייתה ברורה: להביא את הידע הנכון, לאדם הנכון, בזמן הנכון.

התהליך החל באפיון צרכים מעמיק, שכלל ראיונות עם מנהלים ועובדים כדי למפות את פערי הידע. על בסיס זה נבנה מיפוי הידע הנדרש עבור עובדים ומנמהלים בארגון אשר כולל את הנושאים המרכזיים המיועדים למנהלים בלבד לבין אזורי תוכן לכלל העובדים.

נבחרה סביבת עבודה מבוססת SharePoint 365, מתוך ראייה עתידית:

• עבודה שיתופית: מעבר לסביבת ענן המאפשרת גישה מכל מקום.

• שימור ידע: תיעוד מסודר של נהלים, בטיחות ולמידה מתקלות.

• מוכנות לעידן ה-AI: אינדוקס הידע יאפשר בשלבים הבאים יצירת סוכנים אוטונומיים שילמדו מהידע הארגוני הקיים.

היתרון הגדול של עבודה עם סביבת Office 365 - ובאפליקציות של Microsoft Teams ו-SharePoint

אחד היתרונות הגדולים בפרויקט היה השימוש ב-Office 365.

חשוב להבין: עבור ארגונים רבים, הכלים הללו כבר קיימים כחלק מחבילת הרישוי הסטנדרטית של הארגון, אך ארגונים לא תמיד יודעים לעשות עם כלים אילו שימוש מקסימלי.

הכלים הללו התפתחו מאוד בשנים האחרונו ומאפשרים הרבה מאוד יכולות של עבודה שיתופית Collaboration והנגשה של ידע בצורה קלה ונוחה.

הפורטל הידע מאפשרת לעובדים לצרוך את הידע המקצועי מתוך סביבת העבודה היומיומית שלהם, וגם כמובן מהטלפון הנייד, ללא צורך במעבר בין מערכות, ובכך משדרגת משמעותית את היכולות הארגוניות ללא עלות נוספת על רישוי.

מעבר לזה, העברה של המסמכים והידע של הארגון לענן מאפשרת לנו הכנה לעידן ה-AI והסוכנים האוטונומיים

העברת הידע לסביבת הענן אינה רק פתרון לטווח הקצר. זהו הצעד הראשון והקריטי בהכנת הארגון לעידן ה-AI:

• אינדוקס חכם: כל הידע המקצועי שהועלה (מעל 1,200 מסמכים!) עובר אינדוקס מלא.

• סוכנים חכמים: התשתית הזו תאפשר בשלבים הבאים יצירת סוכנים אוטונומיים שילמדו מהידע הארגוני הקיים וישיבו לשאלות העובדים באופן מיידי.

  
  
  
  

מהפיילוט להצלחה בשטח: לא עוצרים בנהלים

הפיילוט הושק במפעל שנבחר בזכות תהליכי העבודה והשדרה הניהולית המתקדמת שבו. התהליך לא היה רק טכני; הוא כלל "סדר פסח" יסודי שבו נבדקה הרלוונטיות של כל נוהל ונוהל כדי לוודא שרק תוכן מדויק ומעודכן יעלה למערכת.

+1

התוצאות לא איחרו לבוא:

• שביעות רצון מיידית: כבר בשבוע הראשון נרשמה התלהבות מהקלות והנוחות במציאת מידע מעודכן.

• דרישה מהשטח: ההצלחה הייתה כל כך מוחשית, שמנהלים ועובדים פנו ביוזמתם בבקשה להרחיב את מאגרי הידע ולהוסיף יכולות חדשות למערכת.

• התרחבות גלובלית: בזכות התשבוחות מהנהלת המפעל, הפרויקט כבר נמצא בשלבי הטמעה במפעלים נוספים של הקבוצה.

  
  

היעד הבא: ניהול ידע תפעולי ומאגר פתרונות לתקלות אחד השלבים המרגשים בהמשך הדרך הוא הקמת מרכז למידה מתקלות. בעולם הייצור, זמן שווה כסף. אנחנו בונים מאגר תקלות נפוצות המקושר למק"טים וציוד ספציפי. המטרה היא לרכז לא רק את התיעוד של התקלה, אלא את הפתרונות המוכחים שלה. כך, במקום שכל משמרת תמציא את הגלגל מחדש, הידע המקצועי הופך לנחלת הכלל, מה שמוביל לקיצור משמעותי בזמני התיקון ולייעול העבודה ברצפת הייצור.

רוצים לשדרג את היכולות של הארגון שלכם ולהכין אותו לעידן ה-AI בעזרת הכלים שכבר קיימים אצלכם? מוזמנים ליצור קשר.