הושקה סביבת עבודה דיגיטלית מינהל הנדסה עיריית רחובות

עדכון לשנת 2025 - במשך כמה שנים קידמתי מוצר לפורטל ארגוני מתקדם. כיום ניתן לממש את הדברים הללו גם בכלים של office 365 ובעיקר Microsoft Teams. יחד עם זאת יש הרבה מה ללמוד מפיתרונות אלו.

"לאחרונה השתתפתי בהקמת פרויקט שנולד מהתכנית הלאומית מובילים דיגיטליים של הג'וינט וישראל דיגיטלית. " מספרת אדריכלית דלית הראל, ראש מנהל תיכנון בעיריית רחובות.

תכנית מטרתה להציב את ישראל כמדינה מובילה בתחום השרותים הדיגיטליים. במסגרת התכנית מונגש ידע בדיגיטציה במטרה היא ליצור שינוי באמצעות דיגיטציה.המובילים הדיגיטליים נבחרים להשתתף בתכנית מרשויות מקומיות , משרדי ממשלה ומהמגזר השלישי. מעיריית רחובות נבחרו דלית הראל, אדריכלית וראש מנהל ההנדסה  יחד עם דורון מילברג מנכל העיריה .

דורון ודלית בחרו למקד את עבודתם בהתנהלות צוות העובדים במנהל ההנדסה בעיר.

שלושה אתגרים מרכזיים:

1. יצירת מסד נתונים מקצועי, נהלי עבודה רשומים, שימור ידע ארגוני, תובנות, מסקנות, החלטות משפטיות ופורום לשיתוף ידע יובילו לשרות טוב יותר לתושב ולמתן תשובות נכונות מהירות ומדויקות לפונים

2. יצירת קשר חברתי, פינות אישיות לשיתוף ידע כללי או כל שיתוף אחר שיובילו לגיבוש, מעורבות, אכפתיות ורצון לשתף ולתרום.

3. מערכת קרדיטציה לעובד, כך שכל פעולה של שיתוף ידע או עזרה מעניקה נקודות זכות .כך שמתקיים שיקוף של רמת השיתופיות של העובדים במערכת בפרט ובעבודה בכלל, מתוך הנחה שמעורבות בשיתופי הידע יתרמו למעורבות העובדים

מטרת הפרויקט

עיצוב פתרון דיגיטלי לעובדי מנהל הנדסה בעיריית רחובות, במטרה לשתף מידע מקצועי ותובנות מהעבודה המשותפת , באופן שיוביל להתייעלות ארגונית,ישפר את קשרי עבודה, ייצר סביבת עבודה נעימה ומפרגנת, כך שבסופו של דבר התושב יקבל שרות טוב יותר והעיר תיבנה, תתפתח ותשגשג.

מחזון למציאות

דלית הראל פנתה לעירית דורטל יועצת ארגונית מנכ"ל מדורטל יועצים בע"מ, יועצת ארגונית בעלת ניסיון רב בעבודה עם עיריות וארגונים רבים נוספים, ויחד עם יועצת ארגונית נוספת מיכל שטיין הן הגיעו אלינו – לגלית גנאור, מומחית בנושא סביבות עבודה דיגיטליות בארגונים מ- Social Knowledge . יחד הצענו פיתרון הולסטי ושלם אשר כולל הקמה של סביבת העבודה הדיגיטלית מבוססת על פלטפורמה של חברת igloo software  הקנדית וליווי ייעוצי של הארגון למשך שלוש שנים, הטמעה, ניהול שינוי עבודה עם המינהל, וכל זה בסיוע ומימון של ישראל דיגיטלית.

הפתרון של סביבת העבודה הדיגיטלית מתאים כמו כפפה ליד למה שמנהל ההנדסה רצה להשיג, מאפשר לייצר אזורים עם דגש חברתי, אשר מעודדים שיתוף, אזורים מקצועיים  מובנים ולכל זה מלווה מנגנון של קרדיטציה.

השינוי המשמעותי החדש שמובילה אדרי' דלית הראל הוא לראות את העובדים במרכז תשומת הלב. נושא האושר הארגוני הוא בחיתולים במגזר הציבורי, אם בארגוני הייטק רווחת העובדים היא הכרח, בארגונים  ציבוריים הקביעות והתנאים הם חזות הכל. בגישה זו בסופו של דבר התושב מרוויח, אליו יגיע ידע מדוייק מקצועי ועם חיוך.

באוגוסט הקמנו צוות עבודה המורכב מנציגי המחלקות השונות במנהל הנדסה,קראנו להם – מובילי התוכן- איתם מיפינו את הצרכים ואספנו תובנות.

באוקטובר העלינו את סביבת עבודה בגרסה הראשונית שלה והתחלנו להזין תוכן.

תוך כדי תהליך איסוף והזנת תוכן התחדדו הנושאים השונים שאנו רוצים להדגיש, הוספנו עיצוב. עבדנו בשיטה של agile  של ניסוי ותהייה, בנינו פורמט, בדקנו אם מתאים, אספנו פידבקים ושינינו בהתאם. זה ארך לא מעט סבבים, עד אשר התייצבנו על תוצר שהוא גם יפה, גם מלא תוכן וגם נותן  מענה לצרכים שהגדרנו מראש.

במקביל לתהליך הזה נעשה גם תהליך שיפוץ ועיצוב משרדי מנהל ההנדסה בבנין העירייה. השיפוץ גם הוא נעשה בצורה שיתופית על ידי העובדים במנהל-הוקם צוות חשיבה בניהולה של דלית הראל, וביחד נרקם הקונספט החזותי, אשר גם נבנה בהתאמה.

בטקס חגיגי במעמד ראש העיר, ונציגי ישראל דיגיטלית ציינו בחנוכה – חג האור,לצד הדלקת הנרות, את הנס הגדול של המינהל – סביבת עבודה חדשה, תומכת, מעשירה, מפרה ודיגיטלית וקבענו מזוזה לחנוכת הבית לקומה החדשה והמעוצבת

"מצב מאושר" – האושר כיצרן חדש

"השם שבחרתי לפלטפורמה הוא מצב מאושר " מסבירה דלית הראל, "שם עם משמעות כפולה עבור כל אילו שעוסקים בתהליכי בנייה. תכניות בנין עיר ערוכות באופן כזה  שמתועד המצב הקיים בשטח ומבוקש המצב המוצע לאחר הליך של פרסום והפקדה,התכנית מתאשרת וניתן לה תוקף. אזי ניתן לומר שהתכנית הגיעה למצב מאושר.

״מצב מאושר״  במשמעותו  הנוספת הוא גם מצב תודעתי-המקום אליו כל אחד שואף, להיות מאושר בעבודה, להיות מאושר בבית ועם המשפחה. כולנו רוצים להיות מאושרים, חיוביים ובעלי שמחת חיים. זהו בדיוק החזון אליו כיוונתי . חזון שיוביל ליחסי עבודה מעולים ויעילים ולמתן שירות טוב יותר מקצועי, אדיב ומפרגן לתושבים.

יש הרבה גישות חדשות לנושא מוטיבציה של עובדים בעבודה. רמת האושר של יחידים, קבוצות וחברות מושפעות במידה ניכרת מן הקשרים בתוך הקבוצה, מתחושת השייכות, המחוייבות והסולידריות. עבודה איננה משפחה וגם לא נועדה ליצור או לעודד חברויות, יחד עם זאת קשרים משמעותיים יכולים להיות מצויינים לפרק זמן. לכן על מנת להעלות את הפרודוקטיביות יש לחשוב על יצירת צוותים מנצחים ומגובשים.  עבודת צוות יעילה ושיתוף פעולה הם כלים חזקים להצלחה. האושר הוא היצרן החדש, עובד מאושר שמחובר לקהילת העובדים נמצא בסביבה נעימה והוא הרבה יותר פרודוקטיבי"

סקרנים לראות איך זה ניראה??

עמוד הבית

בעמוד הבית תכננו שתהיה תמונה של כל העובדים, דלית הראל הזמינה צלם מקצועי וכל הצוות התארגן לתמונה משותפת. לאחר מכן שמנו דגש על שלושה אזורים מרכזיים:

1. אזור מקצועי

2. אזור קהילתי

3. אזור אישי

4. החלק התחתון של עמוד הבית מציג את הנושאים שהתעדכנו לאחרונה. מה חדש באגף, מה אנשים שואלים, ומה עודכן לאחרונה.

האזור המקצועי

האזור המקצועי כולל מידע אשר נגיש לכל המחלקות, בעיקר נהלים, טפסים ומידע על המחלקה. הכל מונגש בצורה ידידותית עם שימוש בכלים של וויקי (דפי ווב שקל מאוד לעדכן אותם) בלוגים לאזור החדשות, ספריות מסמכים לטפסים שניתן להוריד בקלות, פורום מקצועי שניתן לשאול שאלות ועוד.

אזור קהילתי

הרעיון של האזור הקהילתי הוא לייצר ערוץ תקשורת נוסף בין העובדים. יצרנו כאן פורום לפרגונים וקרדיטים, יד שתיים בדוגמת פייסבוק ארגוני, אזור של המלצות ואפילו הזמנות לאכול יחד צהרים, גלריית תמונות ולוח שנה של ימי הולדת ואירועים חשובים.

בחלק המרכזי נציין בכל חודש אירועים מרכזיים כגון ימי הולדת של עובדים במחלקה, הרצאות חודשיות ונציין לשבח את אותם עובדים אשר היו הכי פעילים באתר באופן אישי ומחלקתי, על סמך מנגנון הנקודות הפנימי של המערכת.

הגדרנו למשל שעל פירגונים וקדיטים שאנשים נותנים אחד לשני כל אחד מקבל 100 נקודות ועל הוספה של תוכן חדש מקבלים 50 נקודות, על תגובות, לייקים ועוד מקבלים בין 5 ל- 10 נקודות.

בצורה כזאת אנו מייצרים מוטיבציה כי כשהופכים את השיתוף בידע והפרגון למשחק – כולם רוצים לקחת בו חלק.

האזור האישי

אזור זה כולל מידע אישי לעובדים כמו אפשרות לראות את תיק העובד (מערכת משאבי האנוש בעיריה) גישה מהירה לאתרים של הטבות, מועדוני לקוחות, משרות פנויות ומכרזים בארגון ,ספר טלפונים ארגוני וספר טלפונים של עובדי המחלקה.

איך ממשיכים?

תוך חמישה חודשים המחלקה עברה שינוי מהותי, סביבת העבודה השתנתה, סביבה הדיגיטלית החדשה קרמה עור וגידים וזוהי תחילתה של דרך חדשה בהובלה של דלית הראל וצוות דורטל יועצים ימשיכו להטמיע, לעבוד עם המנהלים והעובדים על השינוי, להדריך וללמד את כולם לעבוד בסביבת העבודה הדיגיטלית החדשה.

על Jacob Morgan  מדבר על שלושה דברים מרכזיים אשר מייצרים חווית עובד טובה בארגון, תרבות ארגונית אשר מעודדת שיתוף, כלים טכנולוגיים קלים ופשוטים כמו בחיים, והסביבה הפיזית של הארגון – סביבת העבודה בו אנו עובדים. מוזמנים לצפות בהרצאה זאת אשר מדברת בין השאר על המודל של  Jacob Morgan  על החשיבות של חווית עובד בארגונים היום. אדרי' דלית הראל מובילה בדיוק את זה אצלה במינהל.

בהזדמנות זאת רוצה לומר תודה רבה לאדרי' דלית הראל, על החזון המדהים ועל הזכות שניתנו לנו להפוך את החזון הזה למציאות חדשה באגף.  לכל צוות המינהל ובמיוחד ללימור גולדפרב,  על שיתוף הפעולה הפורה בדרך להגשמת החזון. לקורס מובילים דיגיטליים ולישראל דיגיטלית שמקדמים פעילות דיגיטלית ונותנים את האפשרות למימוש. לצוות דורטל יועצים עירית דורטל ומיכל שטיין, כיף כיף לעבוד יחד!

לעוד הרבה פרויקטים כאלה!  שהפרויקט הזה יגדל ויצמח וישגשג!